Um die Auffindbarkeit und somit einen einfacheren Zugriff auf die relevanten Dokumente zu erhalten, ist es notwendig, dass diese mit entsprechenden MetaDaten klassifiziert werden. Ideal wäre es, wenn dies direkt bei der Erstellung des entsprechenden Dokumentes geschiet. Die bisherigen Office-Versionen boten hier keine aktive Unterstützung des Benutzers an und dabei ging dann oftmals die Definition dieser MetaDaten vergessen (--> einzustellen und Datei -> Eigenschaften).

Das Zusammenspiel von Office System 2007 und SharePoint 2007 ermöglicht hier nun eine viel einfachere und direktere Erfassung dieser MetaDaten gleich bei der Erstellung des Dokumentes. Über das Document Panel werden die benötigten MetaDaten abgefragt, wobei es sogar möglich ist, dass bestimmte MetaDaten zwingend zu erfassen sind. Das Panel sieht in Word 2007 wie folgt aus:

Der Vorteil dieses Panels ist es, dass es komplett auf den jeweiligen Anwendungsfall respektive die Vorlage angepasst werden kann. Ferner können damit auch weitergehende Daten aus externen Quellen (z.B. SharePoint-Listen, sQL-Server) für die Auswahl dem Benutzer zu Verfügung gestellt werden. Dies vereinfacht die Erfassung für den Benutzer und eliminiert somit auch Fehlerquellen bei der Schreibweise. Die erfassten MetaDaten werden bei der Speicherung in der entsprechenden SharePoint-Bibliothek publiziert und dienen dort als Filterkriterien. Zudem berücksichtigt die SharePoint-Suche sämtliche erfassten MetaDaten.

Diese Document Panels können individuell pro Content Type definiert werden. Um die Wiederverwendung einzelner Content Types zu ermöglichen, sollten diese jeweils in der Root-Site einer Site Collection definiert werden. Ab dann stehen diese innerhalb der gesamten Site Collection zur Verfügung.

Nachfolgend eine kurze Zusammenfassung, wie ein solches individuell konfiguriertes Panel für einen Content Type erstellt wird:
- Ausgehend von der Root-Site (Home) wählen Sie im Site Actions Menü den Eintrag "Site Settings"
- In der Gruppe "Galleries" selektieren Sie den Eintrag "Site Content Types".
- Wählen Sie den gewünschten Content Type aus. Folgende Maske erscheint:

- Selektieren Sie nun den Menüpunkt "Document Information Panel Settings" und betätigen Sie danach den Link "Create a new custom template".
- Es öffnet sich InfoPath und übernimmt die im Content Type definierten Felder. Sie können nun die Gestaltung Ihres indivduellen Panel vornehmen. Das oben abgebildete Beispiel sieht in InfoPath wie folgt aus:

- Über das Menü "Datei" können Sie zum Abschluss das erstellte Panel auf dem SharePoint Server publizieren und schliessen Sie InfoPath.
- Im Browser wählen Sie nun den Eintrag "Go Back to the Document Information Panel settings page" aus. Es empfiehlt sich, den Eintrag "Always show Document Information Panel..." zu selektieren, da damit sichergestellt wird, dass der Benutzer dieses jeweils automatisch dargestellt erhält. Bestätigen Sie die Einstellungen mit [ok]
- Ihr neu erstellter Content Type mit dem individuellen Panel steht nun zum Einsatz bereit. Weisen Sie diesen Content Type hierzu einfach einer entsprechenden Document Library hinzu.

Etwas ausführlicher finden Sie eine Beschreibung bei Channel9 von Microsoft:
http://channel9.msdn.com/Showpost.aspx?postid=197658

Hinweis: dieser Screencast dauert ca. 20 Minuten und ist in englischer Sprache verfasst.