Was soll man installieren wenn man SharePoint Workflows haben will? Und welche Möglichkeiten hat man mit welcher Installation?

Die Windows SharePoint Services in der Version 3 liefert die nötige Basis um SharePoint basierende Workflows einzusetzen. Der Office SharePoint Server 2007 hingegen bringt noch einige zusätzliche Workflows mit. Mit dem Formsserver hat man auch die Möglichkeit Infopathformulare direkt im Browser anzuzeigen. Eine Installation des Infopath Clients beim Benutzer ist somit nicht nötig.

Hier ein paar wichtige Punkte für die Entscheidung:

Windows SharePoint Services Version 3
- Einsatz von Workflows, welche mit Dokumenten und Listen arbeiten.
- Erstellen von Workflows, welche nur ASPX Formularen benötigen.

Office SharePoint Server 2007
- Einsatz der mitgelieferten Workflows des Servers. Eine Ausnahme ist der "Issue Tracking" Workflow welcher keine Infopathformulare benötigt und auch bereits mit einer WSS-Installation dabei ist.

Das deklarative Modell der SharePoint WF ermöglicht es selbst einen Designer zu erstellen. Genau dies hat Jon Flanders gemacht. Sein Designer benötigt nur einen Browser. Nun kann er auch ohne installation getestet werden:
Online Demo

Diesen Designer gibts in zwei Geschmacksrichtungen. Reines Html, oder mit Atlas.

Wo soll man bei einem StateMachine Workflow in SharePoint 2007 die Tasks anlegen und wieder aufräumen?

Möchte hier meine Überlegungen mit euch teilen. Anmerkungen und Kommentare sind willkommen.

Es geht dabei um die Stelle im Workflow, wo der Task angelegt wird. Als mögliche Pattern möchte ich auf zwei Varianten eingehen.

Pattern1
-Task wird immer bei einem Event erstellt oder aufgeräumt
Pattern2
-Task wird immer im "Initialisation" Block erstellt und im "Finalisation" Block wieder aufgeräumt

Einsatzgebiete Pattern1
Beispiel Pattern1
Das Pattern1 ist am besten dort einzusetzen, wo es verschiedene langlebige Tasks mit gleichen Besitzern gibt.

Wenn das Taskformular oder deren Besitzer häufig wechseln, ist das Pattern2 ev. übersichtlicher für die Entwicklung. Vor allem wenn man Zustände über mehrere Wege erreichen kann. Dann muss bei diesem Pattern bei verschiedenen vorangehenden Zuständen ein Task erstellt oder auf die gleiche Weise angepasst werden.

Einsatzgebiete Pattern2
Beispiel Pattern2

Das Pattern2 kann am besten dort eingesetzt werden, wo sich die Zustände in den Tasks-Besitzern und in den TaskFormularen unterscheiden.
Wenn also zwischen den Zuständen sowieso der bestehende Task abgeschlossen oder gelöscht werden soll, und im nächsten Zustand wieder ein neuer Task mit einem neuen Formular erstellt werden soll.

Es muss somit nur überlegt werden ob der Zustand verlassen wird, wenn dem so ist wird, zum Beispiel im "OnTaskChange"-Eventhandler mit SetState ein neuer Zustand gesetzt.
Das Abschliessen des aktuellen Zustandes respektive dessen Task geschieht im "Finalisation"-Block. Das Einrichten des neuen Zustandes wird vom Initialisation-Block des nächsten Zustandes übernommen. Dabei ist es sogar egal welches der nächste Zustand ist, weil dieser die Arbeit übernimmt.

Das Konstrukt der Content Types wird für das zentrale Management von Inhalten innerhalb von Sharepoint verwendet. Ein Content Type definiert einen Inhalt in den folgenden Bereichen:

• Dokument Vorlage: Das zentrale Element einer Content Type Definition. Diese Dokument Vorlage wird beim Erstellen einer neuen Instanz eines Content Types verwendet. Es ist aber auch möglich, dass man einen Content Type an keine Dokumenten Vorlage bindet, sondern an Ordner und ListItems.


• Metadaten: Metadaten zum Dokument werden in Spalten gespeichert. Diese Spalten können zentral definiert werden (Column Types) und so mehreren Content Types zugeordnet werden.


• Workflow: Hier verbindet man einen Content Type mit einem Workflow.


• Custom Solution Information: Informationen, welche für eine eigene Anwendung benötigt werden, können in Xml Dateien gespeichert werden.


• Custom Forms: Die Standard Neu, Anzeige oder Editier Forms können durch eigene Seiten ersetzt werden.


• Information Policy: In diesem Abschnitt können Regeln definiert werden, welche den Umgang mit dem Inhaltstyp festlegen. So können u.a. Printlabels,Audits, Ablaufdatum und Barcodes angegeben werden.

Durch die Definition eines Content Types, ist es also möglich, das Verhalten und die Kategorien (Metadaten) eines Dokumentes festzulegen.

Einsatzbereich: Site Content Type - List Content Type
Content Types können in den folgenden beiden Ebenen definiert werden:

• Site Ebene: Site Content Types sind Content Types, welche auf Site Ebene erstellt und konfiguriert werden. Sie stehen somit auf der Seite und dessen Unterseiten zur Verfügung.


• Listen Ebene: Daneben existieren List Content Types, welche innerhalb eine Sharepoint Liste definiert werden. Es ist nicht möglich Content Types auf List Level zu erstellen. Sie werden immer zuerst auf der Site Ebene erstellt und werden dann der entsprechenden Liste zugewiesen. Da Sharepoint eine lokale Kopie des Site Content Types als List Content Type in der Liste speichert, kann man lokal die Instanzen ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf den Site Content Type hat. Die Änderungen sind nur auf diese Liste begrenzt. Änderungen am Site Content Type können an die List Content Types, welche eine Referenz auf diesen Site Content Type haben, weiterpropagiert werden.

Listen
Sharepoint Listen können mit mehreren Content Types umgehen. So ist es möglich, dass Dokumente unterschiedlicher Content Types in der gleichen Liste gespeichert werden.

Durch die Anbindung mehrerer Content Types an eine Liste wird das Dropdown Menü des New Buttons durch die unterschiedlichen Content Types erweitert.
Eine gute Übersicht des Zusammenspiels von Site und List Content Types geben folgende beiden Illustrationen:

Using Content Types in Windows Sharepoint Services (version 3) and SharePoint Server 2007

Using Columns and Content Types to Organize and Manage Your Content in Windows SharePoint Services (version 3)

Der erste Release Candidate von .NET-Framework 3.0 ist erhältlich.
(Früher WinFX, neu .NET Framework 3.0)

Es beinhaltet verschiedene Komponenten, darunter auch die Windows Workflow Foundation (WF). Hier eine kleine Übersicht. Man darf sich nicht von der Namensgebung verwirren lassen. Das Framework 3.0 wird voraussichtlich auch auf der CLR 2.0 aufbauen.

Das Akronym der Workflow Foundation hat ein wenig Aufsehen erregt, und macht es anscheinend immer noch. Heise hat in seinem Beitrag zum Release Candidate die Windows Workflow Foundation mit WWF abgekürzt. Die richtigen Abkürzungen lauten wie folgt:

WPF = Windows Presentation Foundation
WCF = Windows Communication Foundation
WF = Windows Workflow Foundation
WCS = Windows CardSpace

Die World Wildlife Foundation (WWF) hatte keine Freude an Microsoft und hat sie verklagt. Aber Microsoft sind nicht die Ersten. Die ehemalige World Wrestling Federation (WWE) hat es auch schon versucht...

Folie einer TechEd 06 Präsentation (gefunden im Blog von JevDemon's)

Haben Sie auch schon ewig auf die SharePoint-Seiten gewartet?
Nun gibt es ein Script von Microsoft zum Download damit die MOSS-Instanz schneller wird: Server Warmup Script.
Vielleicht kennen Sie das WarmUp Script von den Hands-On-Labs: Beim Startup des Servers oder dem Restart des IIS kann man es aufrufen und es ruft jede Seite einmal auf. Dies hat zur Folge, dass dies nicht erst beim ersten Zugriff eines Benutzers gemacht werden muss. Für den Benutzer hat dies den Vorteil, das die Seitenaufrufe viel schneller werden.

Offizieller Download: http://blogs.msdn.com/joelo/archive/2006/08/13/697044.aspx

Da mag sich einer fragen: mit Word bloggen? Na klar kommt da die umgehende Antwort. Word 2007 wird zum Blog-Erfassungsinstrument schlecht hin, mit dem ich wie gewohnt meine Texte schreiben, auf meinem Desktop speichern und zu guter letzt direkt auf meine Lieblingsblog hochladen kann.

Diesen Artikel habe ich mit Word 2007 erstellt und das sieht dann in Word wie folgt aus:

Word bietet bei der Erstellung eines Blog-Eintrags automatisch zusätzliche spezialisierte Funktionalitäten an. Im Ribbon wird dabei ein neuer Bereich "Blog Post" dargestellt:

Wichtig dabei sind insbesondere die folgenden drei Funktionen:

• Publish: über diesen Button kann der erstellte Blog-Eintrag auf dem entsprechenden Server publiziert werden


• Manage Accounts: hier definieren Sie die Blogs, auf welchen Sie Ihre Blogeinträge publizieren möchten


• Open Existing: damit können Sie einen bereits publizierten Eintrag öffnen und in Word weiter bearbeiten

Konti verwalten:
Bevor Sie einen ersten Eintrag publizieren können, müssen Sie in Word mindestens ein Blog Konto einrichten. Über Manage Accounts -> New Blog Account erhalten Sie den folgende Auswahl (Stand Beta2):

Im folgenden Beispiel konfigurieren wir einen SharePoint-Blog:

Sobald ich den Artikel abgeschlossen habe, betätige ich dann den Button "Publish", um den Blogeintrag auf dem gewünschten Blog zu publizieren. Word übermittelt den Artikel und das wars.

Und das Resultat in im gewählten SharePoint-Blog sieht dann wie folgt aus:

Happy Blogging ;-)