Das Konstrukt der Content Types wird für das zentrale Management von Inhalten innerhalb von Sharepoint verwendet. Ein Content Type definiert einen Inhalt in den folgenden Bereichen:
- Dokument Vorlage: Das zentrale Element einer Content Type Definition. Diese Dokument Vorlage wird beim Erstellen einer neuen Instanz eines Content Types verwendet. Es ist aber auch möglich, dass man einen Content Type an keine Dokumenten Vorlage bindet, sondern an Ordner und ListItems.
- Metadaten: Metadaten zum Dokument werden in Spalten gespeichert. Diese Spalten können zentral definiert werden (Column Types) und so mehreren Content Types zugeordnet werden.
- Workflow: Hier verbindet man einen Content Type mit einem Workflow.
- Custom Solution Information: Informationen, welche für eine eigene Anwendung benötigt werden, können in Xml Dateien gespeichert werden.
- Custom Forms: Die Standard Neu, Anzeige oder Editier Forms können durch eigene Seiten ersetzt werden.
- Information Policy: In diesem Abschnitt können Regeln definiert werden, welche den Umgang mit dem Inhaltstyp festlegen. So können u.a. Printlabels,Audits, Ablaufdatum und Barcodes angegeben werden.
Durch die Definition eines Content Types, ist es also möglich, das Verhalten und die Kategorien (Metadaten) eines Dokumentes festzulegen.
Einsatzbereich: Site Content Type - List Content Type
Content Types können in den folgenden beiden Ebenen definiert werden:
- Site Ebene: Site Content Types sind Content Types, welche auf Site Ebene erstellt und konfiguriert werden. Sie stehen somit auf der Seite und dessen Unterseiten zur Verfügung.
- Listen Ebene: Daneben existieren List Content Types, welche innerhalb eine Sharepoint Liste definiert werden. Es ist nicht möglich Content Types auf List Level zu erstellen. Sie werden immer zuerst auf der Site Ebene erstellt und werden dann der entsprechenden Liste zugewiesen. Da Sharepoint eine lokale Kopie des Site Content Types als List Content Type in der Liste speichert, kann man lokal die Instanzen ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf den Site Content Type hat. Die Änderungen sind nur auf diese Liste begrenzt. Änderungen am Site Content Type können an die List Content Types, welche eine Referenz auf diesen Site Content Type haben, weiterpropagiert werden.
Listen
Sharepoint Listen können mit mehreren Content Types umgehen. So ist es möglich, dass Dokumente unterschiedlicher Content Types in der gleichen Liste gespeichert werden.
Durch die Anbindung mehrerer Content Types an eine Liste wird das Dropdown Menü des New Buttons durch die unterschiedlichen Content Types erweitert.
Eine gute Übersicht des Zusammenspiels von Site und List Content Types geben folgende beiden Illustrationen:
Using Content Types in Windows Sharepoint Services (version 3) and SharePoint Server 2007