Microsoft Office Access 2007 ermöglicht Daten, welche mit einer Liste auf einer Microsoft Windows Sharepoint Services 3.0 Website verknüpft sind, offline zu bearbeiten. Diese offline Funktionalität wurde bereits in diesen beiden Einträgen thematisiert:

- Offline Funktionalität von Sharepoint Listen
- Offline Funktionen von Sharepoint

In diesem Artikel folgt nun ein Step by Step Beispiel, wie man eine Ankündigungs Liste in Access öffnet, offline bearbeitet und nach der Bearbeitung synchronisiert.

Öffnen der Liste mit Access 2007

Zuerst öffnet man die Ankündigungsliste von Sharepoint in Access durch Clicken des „Open with Access“ Befehls.

Microsoft Access öffnet den folgenden Dialog:

In diesem Dialog kann man auswählen, ob ein Link auf die Daten innerhalb der Sharepoint Announcment Liste geöffnet werden soll, oder ob die Daten direkt in Access exportiert werden sollen. In diesem Beispiel verwenden wir die „Verknüpfungs“ – Option.

Microsoft Access öffnet in der Standard Ansicht. Die Sharepoint Liste ist nun als Tabelle innerhalb der Datenbank angelegt worden. Durch Doppelclicken auf die Tabelle „Neuheiten“ öffnet die entsprechende Tabelle. Der Status der Verbindung wird unten rechts dargestellt. Aktuell sind wir also Online mit der Sharepoint Liste verbunden.

Die Daten sind in diesem Status nicht lokal auf dem Client vorhanden. Wenn wir die Netzwerkverbindung mit dem Sharepoint Server beenden würden, stünden noch keine Daten der Sharepoint Liste in Access zur Verfügung.
Der Datenhost ist also immer noch die Sharepoint Liste. Access dient in diesem Zustand nur als weitere mögliche Bearbeitungsoberfläche. Wir können diese Listenelemente in Access wie auch in via der Sharepoint Oberfläche bearbeiten. Die Daten werden in beiden Benutzerflächen aktuell gehalten.

Daten auf den Client kopieren

Durch Clicken auf die Statusanzeige und dem Auswählen des folgenden Befehles „Work Offline“, werden die Daten lokal auf den Client kopiert.

Die Statusanzeige wechselt auf Offline:

Die Daten werden also in diesem Fall lokal in der oben spezifizierten Datenbank gespeichert und können nun in Access offline bearbeitet werden.

Bearbeiten der Daten in Access - Einschränkung

Das Mapping von Sharepoint Spaltentypen zu Access Datentypen wird automatisch vollzogen. So werden u.a. die neuen Access Datentypen verwendet, wie z.B. der Attachment Datentyp.
Es ist nicht möglich, alle Sharepoint Spaltentypen in Access zu bearbeiten! So kann zum Beispiel ein Rich-Text Feld in Access bearbeitet werden, ein erweitertes Rich-Text (mit Bildern, Tabellen und Hyperlinks) Feld steht jedoch in Access nur im Read-Only Modus zur Verfügung. Dies kann dazu führen, dass die Offlinefunktionalität einer Liste nicht sinnvoll genutzt werden kann, da nur ein Teil der Felder in Access bearbeitet werden können. Diese Einschränkung muss beim Design der Sharepoint Liste berücksichtigt werden und bei Standardlisten entsprechend angepasst werden.

Synchronisation der Daten

Nach der Bearbeitung der Daten in Access müssen diese mit der Sharepoint Liste synchronisiert werden.
Es ist natürlich möglich, dass während man die Daten offline bearbeitet, ein anderer Benutzer dieselben Daten in Sharepoint bearbeitet. Es entsteht also ein Synchronsations Konflikt.
Dieser wird innerhalb Access folgendermassen angezeigt:

Durch diese Oberfläche kann man jeden Konflikt einzeln bearbeiten und die Daten entsprechend anpassen.

Für einen Sharepoint Benutzer ist dies leider nicht so komfortabel. Wenn ein Benutzer ein Sharepoint Listenelement ändert und in der gleichen Zeit ein Benutzer die in Access offline bearbeiteten Daten synchronisiert, erscheint dem Sharepoint Benutzer die folgende Fehlermeldung, wenn er das Listenelement speichern möchte:

Fazit

Die Offlinefunktionalität mit Access 2007 ist ein Schritt in die richtige Richtung. Leider werden nicht alle Spaltentypen für die Bearbeitung innerhalb Access unterstützt. Die Listen müssen entsprechend angepasst werden, wenn man eine sinnvolle offline Bearbeitung anbieten möchte. Schade ist, dass Standardlisten mit Spalten definiert werden, welche ohne manuelles "Downgrading" nicht offline bearbeitet werden können. So muss z.B. bei der Standard Ankündigungsliste das Feld "Textkörper" von dem "Extended Richt Text" auf den "Richt Text" Typ gesetzt werden. Im Allgemeinen ist die Offlinefunktionalität aber eine wichtige und sinnvolle Erweiterung.

Einführung

Microsoft engagiert sich in jüngster Zeit verstärkt im Markt für Business Intelligence (BI) Lösungen und bietet mittlerweile ein umfangreiches und abgerundetes Porfolio an BI-Werkzeugen an. Dies wiederspiegeln auch die neuesten Studien von Gartner und IDC, die belegen das Microsoft in den vergangenen Jahren im Vergleich zu seinen Konkurrenten wie Business Objects oder SAS etwa doppelt so stark gewachsen ist. Grund hierfür dürften vor allem der aktuelle SQL Server 2005, die Übernahme des BI-Spezialisten ProClarity im Frühjahr 2006, der Business Scorecard Manager 2005, wie aber auch die umfassende Integration in SharePoint und Office 2007 sein.

Dieser erste Artikel im Bereich Business Intelligence soll einen groben Überblick über die Produkte und Möglichkeiten darstellen, sowie die Position von Microsoft im Vergleich zu seiner Konkurrenz aufzeigen.

Überblick über die BI Produkt-Familie

Die nachfolgende Grafik veranschaulicht die einzelnen Business Intelligence Bausteine.

Die Basis-Plattform stellt hierbei der SQL Server 2005 mit seinen drei enthaltenen Services für die Integration, Analyse und Berichterstellung dar. Sie bieten das Fundament für die Konsolidierung, Verarbeitung und Verteilung der relevanten Geschäftsdaten.

Die zweite Schicht bildet mit Excel 2007 und dem SharePoint Server 2007 das Front-End für Darstellung, Zuteilung und Verwendung der Daten. So können durch Excel 2007 Pivot Tables und Charts mit wenigen Mausklicks Geschäftsdaten direkt veranschaulicht werden und durch den SharePoint Server Dashboards mit Hilfe der Excel Services oder bereits integrierter WebParts aufgebaut werden.

Die Produkte der obersten Schicht dienen vor allem dazu dem Management eine optimale Entscheidungsgrundlage für Controlling, Planung und Budgetierung anzubieten. So können für das Management ausschlaggebende Informationen durch den Einsatz von Indikatoren und Grenzwerten noch klarer veranschaulicht werden, so dass Entscheidungen möglichst zeitnah gefällt werden können und die zugrunde liegenden Zusammenhänge dabei jederzeit offensichtlich bleiben. Die derzeitigen Produkte hierfür sind der Business Scorecard Manager 2005 und die übernommene ProCarity Software. Mit dem Scorecard Manager können User die Leistungsfähigkeit von Geschäftsprozessen anhand von vorgegeben Indikatoren und der zu erreichenden Ziele überprüfen. Die ProClarity Analytics Server bieten zudem durch eine drastische Visualisierung, einfache Navigation und der Verknüpfung zu Live-Daten erweiterte Analysemöglichkeiten. Ab Mitte 2007 sollen diese zwei Produkte bereits in einer gebündelten Version und mit zusätzlichen Planungsfunktionalitäten als Microsoft Office PerformancePoint Server 2007 angeboten werden. Mircrosoft rundet mit diesem neuen Sever Produkt durch die Möglichkeiten des Business Scorecarding, der tiefgreifenden Analysen und allen üblichen Formen der Planung sein BI-Angebot weiter ab.

Microsoft im Vergleich zur Konkurrenz

Bei der Auswahl des BI Anbieters drängen sich im Zusammenhang mit Microsoft hauptsächlich folgende Überlegungen auf:

1. Best of breed or Best of Suite?
2. Benutzerfreundlichkeit und Look & Feel
3. Preis-/Leistungsverhältnis

Best of Breed oder Best of Suite

Vergleicht man bei der Auswahl eines geeigneten BI-Anbieters die Möglichkeiten der BI-Produkte von Microsoft mit seiner Konkurrenz, so wird deutlich, dass sie sicherlich nicht in jedem Bereich das jeweilige Konkurrenzprodukt schlagen. Sind daher Spezialanforderungen an das BI-Produkt zwingend notwendig, so grenzt sich die Suche nach dem richtigen Produkt oftmals schon sehr stark ein. Ist man jedoch nicht mit besonderen Anforderungen behaftet, sollte man sich überlegen, ob es nicht sinnvoll wäre ein Anbieter zu wählen, der wie kein anderer, alles aus einer Hand offerieren kann. Dies hätte unter anderem folgende Vorteile:

- Lediglich ein Anbieter der für die komplette BI-Plattform zuständig ist
- Einheitliche und aufeinander abgestimmte Systemlandschaft
- Einheitliches Bedienungskonzept und Look & Feel
- Eine einheitliche Technologie in Bezug auf Implementierung, Customizing und Wartung
- Schulungsmöglichkeiten aus einer Hand
- Geringere Aufwände für Updates durch die abgestimmten Produkte

Benutzerfreundlichkeit und Look & Feel

Sicherlich ist ein einfach zu verstehendes und leicht zu bedienendes System ein sehr zentrales Kriterium für den Einsatz eines neuen Produkts. Microsoft hat auch hier klare Vorteile, da in Unternehmen oft schon MS Office Produkte eingesetzt werden, mit welchen die Anwender vertraut sind. So ist das Erlernen eines BI-Produkts aus dem Hause Microsoft meistens mit einer höheren Akzeptanz verbunden, als zu versuchen den Anwender für ein komplett neues Produkt mit eigener Bedienungslogik und anderem Look & Feel zu begeistern. Am ehesten ist dies mit der Verwendung der Excel Pivot Tables und Charts zu verdeutlichen. Mit dieser Technologie ist es möglich direkt über die Excel-Oberfläche Ad-Hoc Auswertungen durchzuführen, unabhängig davon ob relationale Tabellen, oder Analysis Services Cubes als Datenbasis dienen sollen. Vorausgesetzt man überschaut die Datenbasis, so Bedarf es für den Umgang mit den Tables und Charts eigentlich keiner zusätzlichen Schulung.

Preis-/Leistungsverhältnis

Nicht zuletzt spielt neben den reichhaltigen Funktionalitäten und der hohen Benutzerakzeptanz auch der Preis eine nicht unwesentliche Rolle bei der Entscheidung für, oder gegen eine Business Intelligence Lösung. Auch in diesem Punkt setzt Microsoft Business Intelligence Maßstäbe.

Oft ist die Möglichkeit BI-Funktionalitäten darstellen und nutzen zu können bereits durch Microsoft Office auf den Rechnern der Mitarbeiter gegeben, so dass mit Hilfe von Excel bereits jetzt ein Front-End für das Auswerten der Daten vorhanden ist. Sollte noch der MS SQL Server genutzt werden, so ist schon jetzt die Plattform für die Integration, Analyse und Erstellung von Berichten gegeben. Wird jetzt noch an den Einsatz von SharePoint gedacht, so sollte die Entscheidung für die Microsoft BI-Produkt-Familie bereits gefallen sein. Wirklich seperate Anschaffungskosten für den Einsatz von BI-Werkzeugen würden somit nur entstehen wenn man zusätzlich den Business Scorecard Manager 2005, die ProClarity Software, oder den zukünftigen PerformancePoint Server nutzen möchte.

Dieser zweite Artikel im Bereich WCM zeigt die einzelnen Bausteine der Publishing Sites auf und beschreibt ihre Zusammenhänge.

Die oben aufgeführte Abbildung zeigt die Verknüpfungen und Abhängigkeiten der einzelnen Elemente beim Anlegen einer neuen Publishing Site.

Generell besteht eine SharePoint Site aus einem Site Template das über eine Site Definition erstellt wird. Eine solche Site Definition fügt sich aus zwei grundlegenden Elementen zusammen, der Masterpage, die für den Rahmen (Chrome), wie Logo, Navigation, und generelles Look & Feel der Seite zuständig ist und dem Page Layout, welches für den eigentlichen Content enthält.

Das Besondere an Publishing Sites, im Gegensatz zu den sonstigen Site Typen von SharePoint 2007, ist nun, dass die verwendeten Page Layouts nicht nur die üblichen WebParts enthalten können, sondern vielmehr kommen hier die so genannten Field Controls zum Einsatz, welche die Content Management Funktionalitäten realisieren.

Ein Field Control ist ein Art Platzhalter, der den editierbaren Content der Publishing Site darstellt. Solch ein Field Control hat daher zwei Aufgaben, zum einen den Content für die Besucher darstellen und zum anderen dient es für die Autoren im editierbaren Modus als Instrument für die Pflege des Contents. Ein Field Control ist letztendlich die Verwendung eines bestehenden, oder angelegten Field Types, auch Site Column genannt.

Das Site Column legt den Typ des in ihm gespeicherten Contents fest. Single Line of Text, oder Date and Time wäre zum Beispiel ein bereits bestehendes Site Column. SharePoint 2007 ermöglicht jedoch auch die Programmierung von eigenen Site Columns für spezielle Content-Typen wie die Einbettung von Filmen, oder die Darstellung von GPS-Koordinaten. Der Gedanke hinter den Site Columns ist die Umsetzung einer zentralen Pflege der Content-Typen, denn durch sie ist es möglich Site Columns zentral auf der Root-Ebene der Site Collection initial zu definieren. Bei späteren Anpassungen wird dann lediglich die zentrale Definition verändert, welche sich dann optional auf alle verwendeten Instanzen dieser Site Column auswirkt. Der darunter liegende Screenshot zeigt einen Ausschnitt aus der Site Column Gallery.

Das letzte übrig gebliebene Element ist der Content Type. Dieser stellt im Grunde genommen ein Container dar, in welchem die benötigten Site Columns enthalten sind. Beim Erstellen eines Page Layouts (Screenshot aus SharePoint Designer) wird schliesslich ein Content Type ausgewählt aus welchem dann der Pool aus Field Controls zur Verfügung steht mit denen das Page Layout bestückt werden kann.

Bemerkung zum Anlegen von Publishing Sites und Pages

Das Anlegen einer Site ist vergleichbar mit dem Erstellen eines Ordners. Er enthält zahlreiche Einstellungen und Konfigurationen für die darunter liegenden Ordner, oder enthaltenen Pages. Wird eine neue Seite angelegt, so wird automatisch eine Default Page kreiert, die somit die Startseite der Site darstellt. Wird eine neue Page auf Basis eine Publishing Site angelegt, so kann der User aus den definierten Publishing Page Layouts sein gewünschtes Template auswählen. Wird jedoch eine Publishing Site erstellt, so wird direkt der Default Content Type wie auch das Default Page Layout verwendet, so dass ein User mit entsprechenden Rechten über „Manage Content and Structure“ hergehen muss und sein gewünschtes Page Layout bei Bedarf nachträglich für die Default Page der Site anpassen muss. Es ist zwar möglich über die Definition der ONET.XML die Default Werte für den Content Type und das Page Layout der Site Definition zu modifizieren. Will man jedoch nicht für jedes mögliche Page Layout eine eigene Site Definition anlegen, so bleibt der zusätzliche Schritt der nachträglichen Anpassung des Page Layouts auf der Start-Site unablässlich.

Weitere Informationen

http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa830818.aspx


http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa830815.aspx


http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms406043.aspx