Microsoft Office Access 2007 ermöglicht Daten, welche mit einer Liste auf einer Microsoft Windows Sharepoint Services 3.0 Website verknüpft sind, offline zu bearbeiten. Diese offline Funktionalität wurde bereits in diesen beiden Einträgen thematisiert:
- Offline Funktionalität von Sharepoint Listen
- Offline Funktionen von Sharepoint
In diesem Artikel folgt nun ein Step by Step Beispiel, wie man eine Ankündigungs Liste in Access öffnet, offline bearbeitet und nach der Bearbeitung synchronisiert.
Öffnen der Liste mit Access 2007
Zuerst öffnet man die Ankündigungsliste von Sharepoint in Access durch Clicken des „Open with Access“ Befehls.
Microsoft Access öffnet den folgenden Dialog:
In diesem Dialog kann man auswählen, ob ein Link auf die Daten innerhalb der Sharepoint Announcment Liste geöffnet werden soll, oder ob die Daten direkt in Access exportiert werden sollen. In diesem Beispiel verwenden wir die „Verknüpfungs“ – Option.
Microsoft Access öffnet in der Standard Ansicht. Die Sharepoint Liste ist nun als Tabelle innerhalb der Datenbank angelegt worden. Durch Doppelclicken auf die Tabelle „Neuheiten“ öffnet die entsprechende Tabelle. Der Status der Verbindung wird unten rechts dargestellt. Aktuell sind wir also Online mit der Sharepoint Liste verbunden.
Die Daten sind in diesem Status nicht lokal auf dem Client vorhanden. Wenn wir die Netzwerkverbindung mit dem Sharepoint Server beenden würden, stünden noch keine Daten der Sharepoint Liste in Access zur Verfügung.
Der Datenhost ist also immer noch die Sharepoint Liste. Access dient in diesem Zustand nur als weitere mögliche Bearbeitungsoberfläche. Wir können diese Listenelemente in Access wie auch in via der Sharepoint Oberfläche bearbeiten. Die Daten werden in beiden Benutzerflächen aktuell gehalten.
Daten auf den Client kopieren
Durch Clicken auf die Statusanzeige und dem Auswählen des folgenden Befehles „Work Offline“, werden die Daten lokal auf den Client kopiert.
Die Statusanzeige wechselt auf Offline:
Die Daten werden also in diesem Fall lokal in der oben spezifizierten Datenbank gespeichert und können nun in Access offline bearbeitet werden.
Bearbeiten der Daten in Access - Einschränkung
Das Mapping von Sharepoint Spaltentypen zu Access Datentypen wird automatisch vollzogen. So werden u.a. die neuen Access Datentypen verwendet, wie z.B. der Attachment Datentyp.
Es ist nicht möglich, alle Sharepoint Spaltentypen in Access zu bearbeiten! So kann zum Beispiel ein Rich-Text Feld in Access bearbeitet werden, ein erweitertes Rich-Text (mit Bildern, Tabellen und Hyperlinks) Feld steht jedoch in Access nur im Read-Only Modus zur Verfügung. Dies kann dazu führen, dass die Offlinefunktionalität einer Liste nicht sinnvoll genutzt werden kann, da nur ein Teil der Felder in Access bearbeitet werden können. Diese Einschränkung muss beim Design der Sharepoint Liste berücksichtigt werden und bei Standardlisten entsprechend angepasst werden.
Synchronisation der Daten
Nach der Bearbeitung der Daten in Access müssen diese mit der Sharepoint Liste synchronisiert werden.
Es ist natürlich möglich, dass während man die Daten offline bearbeitet, ein anderer Benutzer dieselben Daten in Sharepoint bearbeitet. Es entsteht also ein Synchronsations Konflikt.
Dieser wird innerhalb Access folgendermassen angezeigt:
Durch diese Oberfläche kann man jeden Konflikt einzeln bearbeiten und die Daten entsprechend anpassen.
Für einen Sharepoint Benutzer ist dies leider nicht so komfortabel. Wenn ein Benutzer ein Sharepoint Listenelement ändert und in der gleichen Zeit ein Benutzer die in Access offline bearbeiteten Daten synchronisiert, erscheint dem Sharepoint Benutzer die folgende Fehlermeldung, wenn er das Listenelement speichern möchte:
Fazit
Die Offlinefunktionalität mit Access 2007 ist ein Schritt in die richtige Richtung. Leider werden nicht alle Spaltentypen für die Bearbeitung innerhalb Access unterstützt. Die Listen müssen entsprechend angepasst werden, wenn man eine sinnvolle offline Bearbeitung anbieten möchte. Schade ist, dass Standardlisten mit Spalten definiert werden, welche ohne manuelles "Downgrading" nicht offline bearbeitet werden können. So muss z.B. bei der Standard Ankündigungsliste das Feld "Textkörper" von dem "Extended Richt Text" auf den "Richt Text" Typ gesetzt werden. Im Allgemeinen ist die Offlinefunktionalität aber eine wichtige und sinnvolle Erweiterung.
