Für grosse Unternehmungen könnte es einen grossen Vorteil bedeuten, wenn man aus Worddokumente Webseiten erstellen könnte. In vielen Fällen nutzen die Autoren Word als das Authoring-System. So können die Dokumente einfach an externe Übersetzungsbüros gesendet oder offline weiter bearbeitet werden. Erst am Schluss wird der Inhalt ins Content Management System kopiert.
MOSS 2007 bietet eine Document Conversion an. Dieser ermöglicht das Erstellen von WebPages aus Word-, Infopath- und XML-Dokumente.
In diesem Beitrag soll aufgezeigt werden, wie und wo die Grundeinstellung für die Document Conversion sind und wie tauglich das Ganze ist.
Als erstes muss in der Central Administration unter
Central Administration > Application Management > Configure Document Conversions
die Document Conversion für die entsprechende Webapplikation aktiviert werden.
Der Loadbalancer muss zwingend eine andere Webapplication sein, sonst erscheint nur eine Fehlermeldung.
Nun steht die Funktion in allen Document Libraries in der Webapplication zur Verfügung.
Die Funktion wird über das Kontextmenu aufgerufen.
Wird die Funktion ausgeführt, merkt man, dass es selten der gewünschte Weg ist Inhalte zu publizieren.
Zwar werden Text mit Textformatierungen zu einer Page konvertiert (Die Page liegt übrigens auf derselben Site in der Pagegallerie)
Es werden aber keine Text unabhänigigen Formatierungen (Backgroundimages) oder auch keine Bilder konvertiert. Auf der Seite findet man zwar den Platzhalter, aber das Bild fehlt.
Grund liegt in der Natur von SharePoint, dass die Bilder als Ressourcen separat gespeichert werden. D.h. der Autor muss so oder so, auf dem SharePoint die Bilder hinterlegen.
Es wäre möglich mit Bilder im Word zu arbeiten. Dafür müssten die Bilder in MOSS vorhanden sein und das Bild als "Link to File" eingefügt werden. Dies ist aber für den Durchschnittsuser kein gangbarer Weg.
Es können auch verschieden PageLayouts verwendet werden, aber man kann nur ein Feld im Page Layout füllen.
Dies wird auf Basis des Content Types definiert.
Unter Site Actions> Site Settings> Modify All Site Settings > Site content types (im Block Galleries) kommt man auf folgende Ansicht:
Jetzt sind die Einstellung für die Document Conversion verfügbar.
Hier kann das zugehörige Page Layout und das Feld definiert werden, in welches die Inhalte eingefügt werden:
An eine geniale Funktion hat Microsoft aber gedacht. Die Verbindung zum Source Document bleibt vorhanden. so kann ich direkt aus der Seite das Source Document öffenen oder automatisch die Page auf Basis des Source Document updaten.
So ist es möglich, dass Autoren nur jeweils das Word bearbeitet wird und man auf der Page ein Update durchführen kann.
Fazit
Die Idee ist grundsätzlich zu begrüssen, leider steckt dies noch in den Kinderschuhen. Bilder werden nicht übernommen und auch Spalten werden nicht aufgelistet. Für Einspaltige und nur Textseiten kann es aber genutzt werden. Die Frage ist nur, ob es sich für den Autor nicht einfacher gestaltet über den Browser die Inhalte einzupflegen.
Das grösste Manquo aber weist die Document Conversion in der Kontrollierbarkeit aus. Ich habe keinen Mechanismus gefunden, wie Formatierungsrichtlinien (CD/CI-Vorgaben) eingehalten werden können. Über das Word könnten so beliebige Formatierungen auf die Seite geladen werden.