Der Beitrag gibt einen kurzen Überblick über die Möglichkeiten der Umsetzung basierend auf mehrjähriger Erfahrung. Da ich demnächst mit der Umsetzung einer Variante beschäftigt bin, bot sich direkt ein Artikel an.
Möglichkeiten
Welche Möglichkeiten gibt es, mittels SharePoint 2007 Formulare umzusetzen?
An einer zentralen Stelle sind Word oder PDF gespeichert, werden heruntergeladen, per client-seitiger Applikation ausgefüllt, entweder gedruckt und per Mail oder Post versendet oder aber wieder hochgeladen. Beispiel:
Formulare können über eine Liste abgebildet werden. Ein ausgefülltes Formular ist ein Eintrag in der Liste, welche sortiert oder gruppiert werden kann. Das Ausfüllen erfolgt über Eingabefelder für z.B. Text, Datum oder Attachements. Wird ein Formular gespeichert oder geändert, kann ein EventHandler an der Liste eine Aktion auslösen. Beispiel:
Es kann der InfoPath Client oder der Forms Server verwendet werden.
Welches Formular darf es für Sie sein?
Bevor die technologische Umsetzung beginnt, sollte man sich unabhängig der Technologie immer Gedanken machen:
- Wer darf Formulare erstellen?
Welche Person ist dafür verantwortlich und welche Erfahrungen hat die Person mit für die Erstellung der Formulare benötigten Anwendungen? Kann die Person z.B. Infopath bedienen oder werden zusätzliche Schulungen benötigt? - Wo sollen diese gespeichert sein?
Sollen die Formulare an einem Ort zur Verfügung stehen? Muss Mehrsprachigkeit berücksichtigt werden? Müssen gespeicherte Formulare speziell gesichert sein, da sie sensible Daten enthalten? - Vorbelegung von Eingabefeldern?
Sollen Eingabefelder vorbelegt sein und woher kommen die Daten, z.B. Web Service? Was passiert bei einer Archivierung und z.B. einer Änderung der Vorbelegung: Werden dann Felder archivierter Formulare beeinflusst? - Rollen bei der Eingabe?
Sollen Eingabefelder abhängig von der Rolle des Nutzers dargestellt werden? - Wie sollen die Formulare vom Nutzer abgerufen werden?
Lizenzen spielen eine wichtige Rolle: Kann ich eine Anwendung zum Ausfüllen des Formulares auf 10.000 Clients installieren? Was kostet das? Soll ich lieber den Browser benutzen oder bedeutet das eine Einschränkung der Funktionalität?
Anhand der Antworten lässt sich genau festlegen, welche Technologie verwendet werden kann und sollte.
Fazit
Auch wenn man wie immer in einem Blogbeitrag das Thema nicht umfassend abhandeln kann, bietet dieser eine Übersicht, anhand derer man sich orientieren kann. Die Erfahrung zeigt, dass man nicht immer die aktuellste und teuerste Technologie einsetzen muss, wenn man die Anforderungen auch mit out-of-the-box Mitteln von SharePoint umsetzen kann.
Klar sind die richtigen Fragen vor der Einführung einer Lösung mit Sharepoint sehr wichtig. Ich hätte mir zu den Antwortmöglichkeiten noch die passende Lösung gewünscht. Trotzdem danke für den Beitrag.