Wie bereits in Part I angedroht, werde ich nun die einzelnen Möglichkeiten vom SharePoint Connector for Confluence untersuchen. In diesem Post widme ich mich dem Thema SharePoint Inhalte in Confluence darstellen.
Der Confluence SharePoint Connector ermöglicht es, SharePoint Dokument Bibliotheken, Kalender, Links und Diskussionen im Confluence Wiki einzubinden. Als Benutzer erhalte ich folgende Möglichkeiten:
- Anzeige von SharePoint Dokumenten Bibliotheken, Kalendern, Links , und Diskussionen auf Confluence Wiki Seiten.
- Editieren von SharePoint Office Dokumenten direkt aus Confluence und rückspeichern in SharePoint
Das Thema SSO (Single Sign On) werde ich nicht in dieser Blog Serie aufgreifen, das Thema Suche erhält einen eigenen Part (Part IV)
In Confluence stehen nach der Aktivierung der Plug-Ins 2 Makros für die Einbindung des SharePoint Contents zur Verfügung:
- SharePoint List Makro
- SharePoint Link Makro
SharePoint List Makro
Das List Makro kommt immer zum Einsatz, wenn Dokumenten Bibliotheken, Kalendern, Links und Diskussionen eingebunden werden und in Listen Form dargestellt werden sollen. Die Aktivierung des Makros lässt sich via Makro Browser erledigen. Das Resultat ist jedoch "nur" ein Wiki Markup. Ich kann aber auch gleich das Markup verwenden, was geübten Wiki Benutzern wohl wesentlich einfacher von der Hand geht. Beispiel:
{sp-list:LIST NAME|LIST TYPE}
Ich gehen nun nicht auf jeden Listen Typ ein. Es lassen sich im List Type aber auch die einzelnen, anzuzeigenden Spalten definieren. Direkt auf eine Custom View kann man nicht zeigen, jedoch auf Custom Lists.
Unten ein Beispiel, wie dies im Wiki Markup aussieht: (Oberste Zeile ist eine Chart die nicht von SharePoint sondern aus Confluence kommt)
Was hier nun zur Einbindung kommt, ist eine Dokumenten Liste, ein Kalender und eine Task Liste. Für den User sieht dies dann so aus:
Die Dokumente lassen sich nun direkt mit einem Klick öffnen. Ist auf der Dokumenten Bibliothek "Check Out" erforderlich eingestellt, so übernimmt dies das entsprechende Office Programm und ich kann aus dem Office Client wie gewohnt ein- und auschecken.(Getestet mit der Office2010 Version) Beim Klick auf "View/Edit" öffnet sich die entsprechende SharePoint Page. Was ich hier vermisst habe ist der direkte Kontext (Drop Down auf Dokument) wie ich ihn von SharePoint her kenne. (Für Bearbeitung von Dokumenteneigenschaften, Senden an etc.)
Die 2.Liste ist eine Ansicht auf einen Kalender. Der Kalender wird in Listen Form dargestellt und lässt sich leider nicht "Grafisch" darstellen. Für eine Übersicht was die nächsten Termine sind, reicht dies aber allemal aus.
Die 3. Liste ist eine Task Liste. Hier gibt es nichts spezielles zu erwähnen, ausser vielleicht, dass sich beim Klick auf "AssignedTo" das SharePoint Profile des jeweiligen Benutzers öffnet. Eigentlich logisch, es handelt sich ja auch um einen SharePoint Task.
SharePoint Link Makro
Das Link Makro funktioniert von Ansatz her genau gleich wie das List Makro (Einbindung via Markup oder Makro Browser) Wie es der Name jedoch bereits sagt, geht es hier nun um Links. Es sind links auf einzelne Elemente, auf Dokumenten Bibliotheken, Links, Kalender, Tasks, Diskussionen und Custom Lists möglich.
Bei Links auf einzelne Elemente (z.B. ein Word Dokument) wird das Dokument direkt in der entsprechenden Office Applikation geöffnet. Office weiss woher das Dokument stammt, ob es ausgecheckt werden muss (kann) usw. Die Office Integration funktioniert also auch hier. Perfekt funktioniert diese Integration jedoch nur mit dem IE als Standard Browser. Alle anderen Links funktionieren wirklich wie Links, das heisst, dass es hier (z.B) ein Link auf einen Kalender, ein "Click Trough" gibt, sprich die SharePoint Seite öffnet sich mit dem entsprechenden Kalender.
Bei beiden Makros lassen Sich die SharePoint Funktionen wie Versionierung oder das Auslösen eines Workflows nutzen. (Der Content und die "Kontrolle" über die Dokumente und Workflows bleibt jederzeit in SharePoint)
Fazit: Die beiden Makros sind eine schöne Sache, um SharePoint Content in einem Confluence Wiki darzustellen. Vermisst habe ich gewisse Funktionalitäten, welche ich direkt von SharePoint kenne. Auch dass nicht alles im Firefox funktioniert hat, ist ärgerlich. Dies wiederum ist aber nicht auf die Markos oder Confluence zurückzuführen, sondern auf die Unterstützung der Office Integration von SharePoint und Firefox. Was ich auch nicht als optimal erachte ist, dass ich wissen muss, wie das anzuzeigende Element heisst (Und bei grösseren Umgebungen wo es liegt). Alles in allem aber eine tolle Sache, vor allem für Unternehmen die Ihre Dokumente Zentral in SharePoint ablegen und die Flexibilität eines Confluence Wikis nützen und einsetzen. Dabei lassen sich natürlich auch die Features der Web Apps, der Versionierung und des Check-In Check-Out Prozesses nutzen. Wenn mit Office 2010 Versionen gearbeitet wird, wird auch die gemeinsame, zeitgleiche Bearbeitung eines Dokumentes unterstützt. Zu erwähnen gilt natürlich auch, dass bei “korrekter” Anbindung nur dir Elemente dargestellt werden, auf welche ich auch berechtigt bin, diese zu sehen, resp. zu bearbeiten.
Im nächsten Post werde ich dann die Anzeige von Confluence Content auf SharePoint Pages beschreiben.
