Am Freitag, den 11. Juli 2008 findet in Zürich die namics Fachtagung "Produktivitätspotenziale mit MOSS 2007" statt. Für alle Interessierten hat es noch Plätze frei.

Zielpublikum sind Menschen und Unternehmen, die bereits den ersten Schritt mit MOSS gemacht haben und nun vor der Herausforderung stehen MOSS zielorientiert einzusetzen. Welches sind aber die Einsatzbereiche für messbare Qualitäts- und Effizienzsteigerungen? Anhand von Fallbeispielen zeigen wir Ihnen, wie Sie mit MOSS Abläufe beschleunigen, Kundenanfragen einfacher beantworten und Verkaufsprozesse kostengünstiger steuern können.

Wen es interessiert, ist herzlich eingeladen.
Detailliertes Programm und Anmeldung finden Sie auf unserer Homepage: http://www.namics.com/moss-event

Link zum Flyer

Zu welchen Kunden­anforder­ungen passt SharePoint am besten? Und welche Rolle spielt Enterprise Search? Zöller und Part­ner analysiert das Angebot
Vortrag von Peter Fischer und Jürgen Rentergent an der SharePoint Konferenz 2008

Vortrag mit einem guten Überblick über die bestehenden Funktionalitäten von MOSS 2007, speziell im Hinblick auf Durchgängikeit eines Produkts (besser einer Produktfamilie) in der Verwendung im ECM Umfeld und vorallem der Enterprise Search. Hinsichtlich der Einschränkungen gegenüber bestehenden und vorallem etablierten ECM Systemen wurden die Stärken und Schwächen von MOSS klar herausgearbeitet und detailliert aufgelistet. Die Vorteile im Collaborations, Interaktions- und einfachen Workflow- Umfeld bieten auch unserer Meinungen den zentralen Mehrtwert zu den gängigen Systemen. Um tatsächlich mit SharePoint eine befriedigende Lösung, gerade in Archivierungs- und Compliancerelevanten Themen zu erhalten ist der Einsatz von Drittsystemen und ggf. Eigenentwicklungen auf MOSS-Basis unumgänglich. Interessant war die Schlussaussage, dass der im Moment wirklich kritische Faktor bei der Realisierung "Erfahrene Dienstleister vor Ort" zu finden ist, und Projekte demenstprechend langfristig geplant werden müssen, da ein erheblicher Ressourcenengpass an qualifizierten Dienstleistern vorhanden ist. Somit ist die Zusammenführung von Beratung (d.h. Planung und Konzeption) und Implementierung (d.h. Konfiguration und Programmierung) immer wichtiger, aber auch schwieriger zu realisieren.

Mit Office 2007 führt Microsoft eine komplett überarbeitete Benutzeroberfläche ein. Das sogenannte Ribbon ersetzt die bekannte Menüstruktur und die liebgewordene Toolbar. Das Ganze wird damit grundsätzlich intuitiver, da ich mich als Anwender immer aus der Optik "was will ich denn erstellen?" auf die Funktionen zugreifen kann.

Dennoch: die Menüs aus dem alten Office kenne ich, die Icons der Toolbar ebenfalls. So ging es mir schon, dass ich eine bestimmte Funktion suchte und suchte und suchte....

Microsoft hat dem nun Abhilfe geschaffen und eine Art interaktive Hilfe auf dem Web zur Verfügung gestellt, die mir zeigt, wo ich die Funktionen aus Word/Excel/PowerPoint 2003 in der neuen Version finde.

Versucht es selbst:
- Word
- Excel
- PowerPoint

Im Anhang finden Sie meinen Artikel zum Thema Business-Prozesse mit SharePoint, InfoPath und der Windows Workflow Foundation, welcher in der Spezialausgabe von InfoWeek 1/07 zum Launch von Vista, Office 2007, SharePoint 2007 herausgegeben wurde.

Download Artikel (pdf, 527k)

Viel Spass beim Lesen und ich freue mich auf Ihr Feedback.

Das Konstrukt der Content Types wird für das zentrale Management von Inhalten innerhalb von Sharepoint verwendet. Ein Content Type definiert einen Inhalt in den folgenden Bereichen:

• Dokument Vorlage: Das zentrale Element einer Content Type Definition. Diese Dokument Vorlage wird beim Erstellen einer neuen Instanz eines Content Types verwendet. Es ist aber auch möglich, dass man einen Content Type an keine Dokumenten Vorlage bindet, sondern an Ordner und ListItems.


• Metadaten: Metadaten zum Dokument werden in Spalten gespeichert. Diese Spalten können zentral definiert werden (Column Types) und so mehreren Content Types zugeordnet werden.


• Workflow: Hier verbindet man einen Content Type mit einem Workflow.


• Custom Solution Information: Informationen, welche für eine eigene Anwendung benötigt werden, können in Xml Dateien gespeichert werden.


• Custom Forms: Die Standard Neu, Anzeige oder Editier Forms können durch eigene Seiten ersetzt werden.


• Information Policy: In diesem Abschnitt können Regeln definiert werden, welche den Umgang mit dem Inhaltstyp festlegen. So können u.a. Printlabels,Audits, Ablaufdatum und Barcodes angegeben werden.

Durch die Definition eines Content Types, ist es also möglich, das Verhalten und die Kategorien (Metadaten) eines Dokumentes festzulegen.

Einsatzbereich: Site Content Type - List Content Type
Content Types können in den folgenden beiden Ebenen definiert werden:

• Site Ebene: Site Content Types sind Content Types, welche auf Site Ebene erstellt und konfiguriert werden. Sie stehen somit auf der Seite und dessen Unterseiten zur Verfügung.


• Listen Ebene: Daneben existieren List Content Types, welche innerhalb eine Sharepoint Liste definiert werden. Es ist nicht möglich Content Types auf List Level zu erstellen. Sie werden immer zuerst auf der Site Ebene erstellt und werden dann der entsprechenden Liste zugewiesen. Da Sharepoint eine lokale Kopie des Site Content Types als List Content Type in der Liste speichert, kann man lokal die Instanzen ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf den Site Content Type hat. Die Änderungen sind nur auf diese Liste begrenzt. Änderungen am Site Content Type können an die List Content Types, welche eine Referenz auf diesen Site Content Type haben, weiterpropagiert werden.

Listen
Sharepoint Listen können mit mehreren Content Types umgehen. So ist es möglich, dass Dokumente unterschiedlicher Content Types in der gleichen Liste gespeichert werden.

Durch die Anbindung mehrerer Content Types an eine Liste wird das Dropdown Menü des New Buttons durch die unterschiedlichen Content Types erweitert.
Eine gute Übersicht des Zusammenspiels von Site und List Content Types geben folgende beiden Illustrationen:

Using Content Types in Windows Sharepoint Services (version 3) and SharePoint Server 2007

Using Columns and Content Types to Organize and Manage Your Content in Windows SharePoint Services (version 3)

Um die Auffindbarkeit und somit einen einfacheren Zugriff auf die relevanten Dokumente zu erhalten, ist es notwendig, dass diese mit entsprechenden MetaDaten klassifiziert werden. Ideal wäre es, wenn dies direkt bei der Erstellung des entsprechenden Dokumentes geschiet. Die bisherigen Office-Versionen boten hier keine aktive Unterstützung des Benutzers an und dabei ging dann oftmals die Definition dieser MetaDaten vergessen (--> einzustellen und Datei -> Eigenschaften).

Das Zusammenspiel von Office System 2007 und SharePoint 2007 ermöglicht hier nun eine viel einfachere und direktere Erfassung dieser MetaDaten gleich bei der Erstellung des Dokumentes. Über das Document Panel werden die benötigten MetaDaten abgefragt, wobei es sogar möglich ist, dass bestimmte MetaDaten zwingend zu erfassen sind. Das Panel sieht in Word 2007 wie folgt aus:

Der Vorteil dieses Panels ist es, dass es komplett auf den jeweiligen Anwendungsfall respektive die Vorlage angepasst werden kann. Ferner können damit auch weitergehende Daten aus externen Quellen (z.B. SharePoint-Listen, sQL-Server) für die Auswahl dem Benutzer zu Verfügung gestellt werden. Dies vereinfacht die Erfassung für den Benutzer und eliminiert somit auch Fehlerquellen bei der Schreibweise. Die erfassten MetaDaten werden bei der Speicherung in der entsprechenden SharePoint-Bibliothek publiziert und dienen dort als Filterkriterien. Zudem berücksichtigt die SharePoint-Suche sämtliche erfassten MetaDaten.

Diese Document Panels können individuell pro Content Type definiert werden. Um die Wiederverwendung einzelner Content Types zu ermöglichen, sollten diese jeweils in der Root-Site einer Site Collection definiert werden. Ab dann stehen diese innerhalb der gesamten Site Collection zur Verfügung.

Nachfolgend eine kurze Zusammenfassung, wie ein solches individuell konfiguriertes Panel für einen Content Type erstellt wird:
- Ausgehend von der Root-Site (Home) wählen Sie im Site Actions Menü den Eintrag "Site Settings"
- In der Gruppe "Galleries" selektieren Sie den Eintrag "Site Content Types".
- Wählen Sie den gewünschten Content Type aus. Folgende Maske erscheint:

- Selektieren Sie nun den Menüpunkt "Document Information Panel Settings" und betätigen Sie danach den Link "Create a new custom template".
- Es öffnet sich InfoPath und übernimmt die im Content Type definierten Felder. Sie können nun die Gestaltung Ihres indivduellen Panel vornehmen. Das oben abgebildete Beispiel sieht in InfoPath wie folgt aus:

- Über das Menü "Datei" können Sie zum Abschluss das erstellte Panel auf dem SharePoint Server publizieren und schliessen Sie InfoPath.
- Im Browser wählen Sie nun den Eintrag "Go Back to the Document Information Panel settings page" aus. Es empfiehlt sich, den Eintrag "Always show Document Information Panel..." zu selektieren, da damit sichergestellt wird, dass der Benutzer dieses jeweils automatisch dargestellt erhält. Bestätigen Sie die Einstellungen mit [ok]
- Ihr neu erstellter Content Type mit dem individuellen Panel steht nun zum Einsatz bereit. Weisen Sie diesen Content Type hierzu einfach einer entsprechenden Document Library hinzu.

Etwas ausführlicher finden Sie eine Beschreibung bei Channel9 von Microsoft:
http://channel9.msdn.com/Showpost.aspx?postid=197658

Hinweis: dieser Screencast dauert ca. 20 Minuten und ist in englischer Sprache verfasst.

Ein neues Feature im DMS-Bereich von SharePoint 2007 stellt die sogenannte Slide-Library dar. Bis anhin war es nur möglich eine gesamte PowerPoint-Datei im Filesystem oder in einer SharePoint-Bibliothekt zu speichern.

Doch wie fanden Sie bis anhin genau die eine Slide, welche Sie für Ihre Präsentation benötigten? Sind die Dateinamen aussagekräftig genug, ob Sie die gesuchte Slide in der einen Datei oder in der anderen finden? Kommt hinzu, dass Präsentationen oftmals aus sehr vielen Seiten/Slides bestehen, dass die Lokalisierung einer bestimmten Seite schwierig ist.

Für dieses Problem stellt Microsoft mit SharePoint 2007 und PowerPoint 2007 eine neue Lösung bereit. Die Slide-Library. Diese gestaltet sich wie folgt:

Mit diese Bibliothekt erhalten Sie die Möglichkeit eine gesamte PowerPoint-Präsentation zu publizieren. Anstatt diese nun als einzelnes Dokument zu präsentieren, finden Sie hier die einzelnen Slides mit Screenshot vor. Jeder einzelnen Slide können Sie entsprechende MetaDaten (z.B. Typ der Slide, Kategorisierungen wie Produkt, Kunden, Branche etc.) zuweisen, um die entsprechenden Slides schneller im Zugrif zu haben. Dank den integrierten Filtermechanismen haben Sie so schnell den Überblick, selektieren die gewünschten Slides und importieren diese direkt in Ihre gerade geöffnete PowerPoint-Datei oder erstellen darauf basierend eine neue Präsentation.

Selbstverständlich umfasst dieser Bibliothekstyp alle üblichen SharePoint-Funktionen wie Versionierung, Check in - Check out, Alertmechanismen, individuelle Anpassung der MetaDaten-Struktur usw.