Am Freitag, den 11. Juli 2008 findet in Zürich die namics Fachtagung "Produktivitätspotenziale mit MOSS 2007" statt. Für alle Interessierten hat es noch Plätze frei.

Zielpublikum sind Menschen und Unternehmen, die bereits den ersten Schritt mit MOSS gemacht haben und nun vor der Herausforderung stehen MOSS zielorientiert einzusetzen. Welches sind aber die Einsatzbereiche für messbare Qualitäts- und Effizienzsteigerungen? Anhand von Fallbeispielen zeigen wir Ihnen, wie Sie mit MOSS Abläufe beschleunigen, Kundenanfragen einfacher beantworten und Verkaufsprozesse kostengünstiger steuern können.

Wen es interessiert, ist herzlich eingeladen.
Detailliertes Programm und Anmeldung finden Sie auf unserer Homepage: http://www.namics.com/moss-event

Link zum Flyer

Hatte vor kurzem gerade ein seltsames Problem. Vielleicht erspare ich mit diesem Artikel jemandem die Suche nach der Ursache.
Beim Erstellen einer eigenen Eingabemaske für eine SharePoint Liste wollte das „Custom List Form“ nicht auf der Seite erscheinen. Der Vollständigkeit halber nochmals den Ablauf:

• Die Seite mit dem SharePoint Designer 2007 öffnen
• Zur Liste navigieren, „NewForm.aspx“ öffnen und mittels File > Save As… unter einem neuen Namen speichern
• Löschen des „List Form Web Part“ • Einfügen der neuen Eingabemaske mittels Insert > SharePoint Controls > Custom List Form
• Auf dem erscheinenden Popup die Liste mit den gewünschten Einstellungen selektieren und mit OK bestätigen  Nun erscheint der „Data Form Web Part“ auf der Seite
  (hier passierte bei mir nichts, keine Fehlermeldung und auch kein Control erschien auf der Seite)
• In dieser Ansicht kann die Eingabemaske den eigenen Wünschen angepasst werden.
  (Felder die Ausgefüllt werden müssen nicht entfernen. Sonst kann der Benutzer das Form nicht speichern ;-)
• Speichern

Die Lösung zu dem Problem ist einfach, aber nicht gerade Offensichtlich. Man muss die Seite mit einer URL öffnen welche in der Central Administration als „Alternate Access Mappings“ eingetragen ist. Direkt mit der IP auf den Server funktioniert also ziemlich sicher nicht. Auch der vollständige Pfad zum Rechner geht nur falls er eingetragen ist.

Zu welchen Kunden­anforder­ungen passt SharePoint am besten? Und welche Rolle spielt Enterprise Search? Zöller und Part­ner analysiert das Angebot
Vortrag von Peter Fischer und Jürgen Rentergent an der SharePoint Konferenz 2008

Vortrag mit einem guten Überblick über die bestehenden Funktionalitäten von MOSS 2007, speziell im Hinblick auf Durchgängikeit eines Produkts (besser einer Produktfamilie) in der Verwendung im ECM Umfeld und vorallem der Enterprise Search. Hinsichtlich der Einschränkungen gegenüber bestehenden und vorallem etablierten ECM Systemen wurden die Stärken und Schwächen von MOSS klar herausgearbeitet und detailliert aufgelistet. Die Vorteile im Collaborations, Interaktions- und einfachen Workflow- Umfeld bieten auch unserer Meinungen den zentralen Mehrtwert zu den gängigen Systemen. Um tatsächlich mit SharePoint eine befriedigende Lösung, gerade in Archivierungs- und Compliancerelevanten Themen zu erhalten ist der Einsatz von Drittsystemen und ggf. Eigenentwicklungen auf MOSS-Basis unumgänglich. Interessant war die Schlussaussage, dass der im Moment wirklich kritische Faktor bei der Realisierung "Erfahrene Dienstleister vor Ort" zu finden ist, und Projekte demenstprechend langfristig geplant werden müssen, da ein erheblicher Ressourcenengpass an qualifizierten Dienstleistern vorhanden ist. Somit ist die Zusammenführung von Beratung (d.h. Planung und Konzeption) und Implementierung (d.h. Konfiguration und Programmierung) immer wichtiger, aber auch schwieriger zu realisieren.

Für alle, die wie ich die Anleitungen nie ganz zu Ende lesen... diesmal nur ein ganz einfacher aber nützlicher Tip, wie man den Link "Add new document" oder "Add new event" in SharePoint 2007 ausblenden kann:
Öffne die Webpart Properties, wähle im Toolbar Type "No Toolbar" und der Link ist weg.

Das sowas schon ein Post wert sein kann, gell? ;o)

Mit Office 2007 führt Microsoft eine komplett überarbeitete Benutzeroberfläche ein. Das sogenannte Ribbon ersetzt die bekannte Menüstruktur und die liebgewordene Toolbar. Das Ganze wird damit grundsätzlich intuitiver, da ich mich als Anwender immer aus der Optik "was will ich denn erstellen?" auf die Funktionen zugreifen kann.

Dennoch: die Menüs aus dem alten Office kenne ich, die Icons der Toolbar ebenfalls. So ging es mir schon, dass ich eine bestimmte Funktion suchte und suchte und suchte....

Microsoft hat dem nun Abhilfe geschaffen und eine Art interaktive Hilfe auf dem Web zur Verfügung gestellt, die mir zeigt, wo ich die Funktionen aus Word/Excel/PowerPoint 2003 in der neuen Version finde.

Versucht es selbst:
- Word
- Excel
- PowerPoint

Es gibt viele verschiedene Architekturen um SharePoint im Extranet zu verwenden. Bei der Wahl der Technologie muss man wissen was man für Anforderungen hat und was man für technische Rahmenbedingungen sind. Bei der Planung eines Extranets muss man zwei Bereiche beachten. Wie gelange ich auf den Server und wie authentifiziere ich mich.

In diesem Post möchte ich ein wenig auf die Authentifizierung zu sprechen kommen.
Für die Authentifizierung stehen Windows, ASP.NET forms und Web Single Sign-On (SSO) zur Auswahl. Bei jeder Authentifizierungsmethode gibt es verschiedene Technologien die zur Auswahl stehen. So kann man bei SSO eine externe Person über ADFS eingebunden werden, (*1) oder bei forms authentification ein MembershipProvider(*2) verwenden um die Benutzer an SharePoint authentifizieren.

Es ist möglich mehrere Authentifizierungsmechanismen auf einem Web zu verwenden, man kann aber nur maximal fünf verschiedene auf einer Applikation haben. Denn pro Webzone kann man nur eine Authentifizierung konfigurieren, und für eine WebApplication kann man maximal fünf Webzonen einrichten.

In einem Post hat Fabian die Probleme einer WebForm Authentifizierung sehr schön auf den Punkt gebracht. Dabei sieht es bei ADFS und SSO auch nicht viel besser aus. Die Clientintegration ist nur noch bedingt brauchbar. Dabei ist die Clientintegration ein wichtiger Bestandteil von SharePoint und sollte falls möglich auch bei einem externen Zugang ermöglicht werden.

Nichtsdestotrotz, hat sich also seit SharePoint 2003 einiges getan. SharePoint 2003 hatte nur eine marginale extranet Unterstützung. So nun bin ich etwas abgeschweift. ;-) Wollte eigentlich auf einen Vortrag von den Microsoft TechDays 07 eingehen. Und zwar von Domick Baier von Thinktecture. In seiner Präsentation über die neue Architektur von künftigen IIS 7 gesprochen.
IIS7 bietet eine sehr flexible Architektur. Im IIS7 kann man einzelne Bestandteile hinzufügen oder Entfernen. Man kann zum Beispiel eine Authentification entfernen und selbst implementieren. Somit könnte man zum Beispiel die Basic Authentication selbst implementieren und die Benutzer aus einem eigenen Benutzerstore an SharePoint authentifizieren. Ohne das es sich dabei wirklich um einen WindowsAccount handelt. Dies würde eine zusätzliche Möglichkeit schaffen um in einem Extranet Clientintegration zu ermöglichen. Dies würde aber nur funktionieren solange man den IIS im integrated Modus verwendet. Solange man eine Applikation im Classic Mode einsetzt kann man auch keine Module ersetzen.
Bis man sowas aber testen kann muss man noch eine Weile warten. Denn schliesslich kommt der IIS7 zusammen mit dem Longhorn Server. Und eine SharePoint Version die IIS7 im integrated Modus unterstützt gibt es auch nicht. Das kann auch noch eine Weile dauern.

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*1
Diese Technologie ist interessant wenn man einer Firma Zugang auf einen SharePoint Rechner geben will und die Benutzer nicht in einem eigenen AD verwalten will. Dabei werden die Benutzerdaten aus dem AD der externen Firma per ADFS angezapft. Der Vorteil: sobald der Benutzer in der Externen Firma keinen gültigen Account mehr hat ist hat er auch auf dem SharePoint keinen Zugriff mehr.
*2
Diese Technologie ist interessant wenn man die externen Benutzer bereits in einem eigenen Benutzer Store verwaltet. Nun kann man einen MembershipProvider programmieren und die Benutzer somit am SharePoint authentifizieren. Oder man verwendet den SQLMembershipProvider welcher mit dem ASP.NET Framework ausgeliefert wird.

Eine SharePointListe kann man ohne grosse Probleme mit einer zusätzlichen Metaspalte erweitern. Mit den Metainformationen kann man zum Beispiel weitere Informationen zu einem Dokument ablegen. Diese Informationen werden sogar direkt aus den Office Clients editiert und angezeigt.

Wenn man bei diesen Felder angibt, dass sie zwingend gefüllt werden müssen, kann der Benutzer das Dokument erst speichern wenn er einen Wert eingegeben oder selektiert hat.

In diesem Artikel geht es jedoch nicht um diese Funktion, denn diese wurde schon durch Mischa Mundwiler (Klassifizierung von Dokumenten mit dem Document Information Panel) beschrieben. Er ist sogar einen Schritt weiter gegangen und hat gezeigt, wie man die Anzeige im Word anpassen kann.

In diesem Artikel geht es darum eine DocumentLibrary mit einem einfachen Workflow zu erweitern. Dabei soll es ein Workflow sein, welcher ohne Kenntnisse von Programmiersprachen erstellt werden kann.

Als erstes braucht man eine DocumentLibrary. Dort fügen wir zwei Spalten hinzu und zwar „Konzepttyp“ und „Dokument Status“. Zuerst muss man zu der gewünschten DocumentLibrary gehen und bei den Einstellungen die neuen Spalten hinzufügen.
In meinem Beispiel habe ich in der Spalte „Konzepttyp“ die Möglichkeiten „Detailkonzept“ oder „Grobkonzept“ hinzugefügt. Bei der zweiten Spalte „Dokument Status“ stehen mehrere Werte zur Auswahl. Für dieses Beispiel ist aber nur der Wert „Abgeschlossen“ relevant.

Wenn man bei den Spalten angegeben hat, dass sie zwingend gefüllt werden müssen, erscheint beim Speichern automatisch der Dialog, welcher auf dem ersten Bild gezeigt wurde. Sobald das Dokument gespeichert wurde, sieht das Dokument in SharePoint wie folgt aus:

Nun kommt der eigentliche Teil dieses Eintrages. Wir möchten ja einen einfachen Workflow erstellen, und zwar einen ohne Programmierung. Das bedeutet wir werden einen Sequentiellen Workflow mit dem SharePoint Designer erstellen.

Dazu müssen wir die Seite mit der Liste mittels SharePoint Designer öffnen. Im SharePoint Designer kann man die Seite öffnen indem man unter File > Open Site einfach die URL zu der Seite eintippt/einfügt (Bei meinem Beispiel http://wss/Demo/). Dann sollte man folgendes sehen:

Der Name meiner Document Library ist „Konzept“. Über das Menü kann man dieser Library einen neuen Workflow hinzufügen.

Das Erstellen eines Sequentiellen Workflows mit dem Designer erfolgt mit einem Wizard. Dieser fragt zuerst nach dem Namen des Workflows und der gewünschten SharePoint Liste, bei welcher der Workflow hinzugefügt werden soll. Hier kann man weitere Optionen setzen, wie zum Beispiel ob der Workflow bei einem neuen Dokument automatisch gestartet werden soll. Dies macht in unserem Fall natürlich Sinn. Denn so muss bei einem neuen Dokument kein Workflow von Hand gestartet werden.

In diesem Workflow soll folgendes geschehen. Sobald ein Grobkonzept abgeschlossen wird, soll ein Task einem Benutzer zugewiesen werden. Falls ein Detailkonzept abgeschlossen wird, soll ebenfalls ein Task zugewiesen und ausserdem eine Email versandt werden. Der Workflow gilt erst als abgeschlossen, wenn der zugewiesene Task als erledigt markiert wird.

Der Workflow ist nur ein Beispiel und kann oder muss keinen Sinn ergeben. ;-)

Damit wir die beschriebene Funktion erhalten, verwenden wir zwei Überprüfungen.

Grobkonzept
Falls das Dokument bei der Metainformation „Dokument Status“ = „Abgeschlossen“ und „Konzepttyp“ = „Grobkonzept“
=> Task an eine Person

Detailkonzept
Falls das Dokument bei der Metainformation „Dokument Status“ = „Abgeschlossen“ und „Konzepttyp“ = „Detailkonzept“
=> Task an eine Person & Email an eine Person

Der Wizard gibt uns verschiedene Activities zur Auswahl um einen Workflow zu erstellen. Bei der Überprüfung der Metafelder stellt er die möglichen Werte zur Verfügung, falls es sich um ein Dropdown Feld handelt.

In diesem Bild wurden die nötigen Überprüfungen zu den zwei Möglichkeiten eingefügt. Wenn nun noch die Aktionen eingefügt werden sieht das Ganze so aus:

Ein Sequentieller Workflow kann mittels deklarativer Sprache (XML) beschrieben werden, ein StateMachine Workflow hingegen nicht. Der SharePoint Designer kann somit nur einen Sequentiellen Workflow erstellen. Wenn man den Workflow speichert, zeigt sich einem wieder die Ordnerstruktur von SharePoint. Dabei sieht man die Definitionsdateien des Workflows „Benachrichtigen“:

Wenn nun ein neues Dokument in der Dokument Library abgelegt wird, muss der Benutzer die zwei neuen Metainformationen angeben. Ausserdem wird beim ersten Speichern automatisch der Workflow gestartet. Dieser überprüft bei jeder Änderung des Dokumentes die zwei Felder. Sobald eine der beiden Überprüfungen zutreffen, erstellt er einen Task und versendet bei einem Detailikonzept sogar ein Email. In der Taskliste zeigt sich ein neuer Task wie folgt:

Beim Öffnen des Taks sieht man folgendes:

Wenn dieser Task nun abgeschlossen wird, ist auch der Worklfow beendet und geht auf „Completed“.

Natürlich hat man mit einem Sequentiellen Workflow nur begrenzte Möglichkeiten, jedoch kommt man ohne Programmieren schon zu einem Workflow. In einem älteren Blog habe ich eine andere Möglichkeit gezeigt, wie man einen Sequentiellen Workflow visuell gestalten kann: Atlas Workflow Designer
Weitere Informationen zu dem SharePoint Designer gibt es auf dem offiziellen Blog unter: http://blogs.msdn.com/sharepointdesigner/default.aspx (Englisch)
Besonders interessant sind die neuen Lernvideos.

Microsoft Office Access 2007 ermöglicht Daten, welche mit einer Liste auf einer Microsoft Windows Sharepoint Services 3.0 Website verknüpft sind, offline zu bearbeiten. Diese offline Funktionalität wurde bereits in diesen beiden Einträgen thematisiert:

- Offline Funktionalität von Sharepoint Listen
- Offline Funktionen von Sharepoint

In diesem Artikel folgt nun ein Step by Step Beispiel, wie man eine Ankündigungs Liste in Access öffnet, offline bearbeitet und nach der Bearbeitung synchronisiert.

Öffnen der Liste mit Access 2007

Zuerst öffnet man die Ankündigungsliste von Sharepoint in Access durch Clicken des „Open with Access“ Befehls.

Microsoft Access öffnet den folgenden Dialog:

In diesem Dialog kann man auswählen, ob ein Link auf die Daten innerhalb der Sharepoint Announcment Liste geöffnet werden soll, oder ob die Daten direkt in Access exportiert werden sollen. In diesem Beispiel verwenden wir die „Verknüpfungs“ – Option.

Microsoft Access öffnet in der Standard Ansicht. Die Sharepoint Liste ist nun als Tabelle innerhalb der Datenbank angelegt worden. Durch Doppelclicken auf die Tabelle „Neuheiten“ öffnet die entsprechende Tabelle. Der Status der Verbindung wird unten rechts dargestellt. Aktuell sind wir also Online mit der Sharepoint Liste verbunden.

Die Daten sind in diesem Status nicht lokal auf dem Client vorhanden. Wenn wir die Netzwerkverbindung mit dem Sharepoint Server beenden würden, stünden noch keine Daten der Sharepoint Liste in Access zur Verfügung.
Der Datenhost ist also immer noch die Sharepoint Liste. Access dient in diesem Zustand nur als weitere mögliche Bearbeitungsoberfläche. Wir können diese Listenelemente in Access wie auch in via der Sharepoint Oberfläche bearbeiten. Die Daten werden in beiden Benutzerflächen aktuell gehalten.

Daten auf den Client kopieren

Durch Clicken auf die Statusanzeige und dem Auswählen des folgenden Befehles „Work Offline“, werden die Daten lokal auf den Client kopiert.

Die Statusanzeige wechselt auf Offline:

Die Daten werden also in diesem Fall lokal in der oben spezifizierten Datenbank gespeichert und können nun in Access offline bearbeitet werden.

Bearbeiten der Daten in Access - Einschränkung

Das Mapping von Sharepoint Spaltentypen zu Access Datentypen wird automatisch vollzogen. So werden u.a. die neuen Access Datentypen verwendet, wie z.B. der Attachment Datentyp.
Es ist nicht möglich, alle Sharepoint Spaltentypen in Access zu bearbeiten! So kann zum Beispiel ein Rich-Text Feld in Access bearbeitet werden, ein erweitertes Rich-Text (mit Bildern, Tabellen und Hyperlinks) Feld steht jedoch in Access nur im Read-Only Modus zur Verfügung. Dies kann dazu führen, dass die Offlinefunktionalität einer Liste nicht sinnvoll genutzt werden kann, da nur ein Teil der Felder in Access bearbeitet werden können. Diese Einschränkung muss beim Design der Sharepoint Liste berücksichtigt werden und bei Standardlisten entsprechend angepasst werden.

Synchronisation der Daten

Nach der Bearbeitung der Daten in Access müssen diese mit der Sharepoint Liste synchronisiert werden.
Es ist natürlich möglich, dass während man die Daten offline bearbeitet, ein anderer Benutzer dieselben Daten in Sharepoint bearbeitet. Es entsteht also ein Synchronsations Konflikt.
Dieser wird innerhalb Access folgendermassen angezeigt:

Durch diese Oberfläche kann man jeden Konflikt einzeln bearbeiten und die Daten entsprechend anpassen.

Für einen Sharepoint Benutzer ist dies leider nicht so komfortabel. Wenn ein Benutzer ein Sharepoint Listenelement ändert und in der gleichen Zeit ein Benutzer die in Access offline bearbeiteten Daten synchronisiert, erscheint dem Sharepoint Benutzer die folgende Fehlermeldung, wenn er das Listenelement speichern möchte:

Fazit

Die Offlinefunktionalität mit Access 2007 ist ein Schritt in die richtige Richtung. Leider werden nicht alle Spaltentypen für die Bearbeitung innerhalb Access unterstützt. Die Listen müssen entsprechend angepasst werden, wenn man eine sinnvolle offline Bearbeitung anbieten möchte. Schade ist, dass Standardlisten mit Spalten definiert werden, welche ohne manuelles "Downgrading" nicht offline bearbeitet werden können. So muss z.B. bei der Standard Ankündigungsliste das Feld "Textkörper" von dem "Extended Richt Text" auf den "Richt Text" Typ gesetzt werden. Im Allgemeinen ist die Offlinefunktionalität aber eine wichtige und sinnvolle Erweiterung.

Im Anhang finden Sie meinen Artikel zum Thema Business-Prozesse mit SharePoint, InfoPath und der Windows Workflow Foundation, welcher in der Spezialausgabe von InfoWeek 1/07 zum Launch von Vista, Office 2007, SharePoint 2007 herausgegeben wurde.

Download Artikel (pdf, 527k)

Viel Spass beim Lesen und ich freue mich auf Ihr Feedback.

Heute hatten wir eine Schulung bei namics wo wir über SharePoint 2007, Workflow, WebParts und mehr gesprochen haben. Ich habe den Teilnehmern versprochen ein paar interessante Feeds als .opml Datei in den Blog zu stellen.

Ressourcen zum Thema Workflow und SharePoint 2007 gibt es doch schon einige.
In Buchform leider wenige (z.B. von Paul Andrew), und das ist momentan auf dem Stand von Beta2 somit nicht ganz aktuell.

Datei kann direkt im RSS-Reader importiert werden.

Weitere Quellen gibt’s momentan nicht so viele.

Welche Workflows gibt's?
Zur Erinnerung nochmals die zwei Workflowtypen:

Sequenz Workflow "SharePoint Sequential Workflow Library"

State Machine Workflow "SharePoint State Machine Workflow Library"

Es gibt verschiedene Entscheidungsfaktoren. Es muss aufgrund der Möglichkeiten, Funktionsweisen und den gegebenen Umstä¤nden entschieden werden.

Möglichkeiten
Grundsätzlich kann man jeden State Machine Workflow auch mit einem sequenziellen Workflow abbilden. Dies führt aber bei einem sequenziellen Workflow in kurzer Zeit zu einer unüberschaubaren und kaum wartbaren Komplexität.

Funktionsweise State Machine Workflow
Bei einem State Machine Workflow wird vom Benutzer entschieden, wann es in den nächsten Zustand geht. Man nennt den State Machine Workflow auch "Human Workflow".

Funktionsweise Sequential Workflow
Bei einem sequenziellen Workflow hingegen wird diese Entscheidung vom System anhand vordefinierter Regeln entschieden.

Funktionsweise spezieller State Machine Workflow
In der Anfangsphase von den SharePoint 2007 Workflows war manchmal auch die Rede von einem dritten Workflow unter dem Namen Datadriven Workflow. Dabei war die Idee, dass der Workflow seine Zustandsänderungen nicht anhand der Aktionen des Benutzers erfährt, sondern aufgrund von Informationen in dem SPListItem oder in der Datenbank entscheidet. Der Benutzer soll eine sekundäre Rolle spielen. Von dieser Art Workflow hat man aber in letzter Zeit nicht mehr viel gehört. Denn eigentlich ist es ein normaler State Machine Workflow, welcher programmatisch auf die Datenbank und das SPListItem zugreift und dessen Werte in die Entscheidungen miteinbezieht.

Entstehungsprozess
Eine andere Entscheidungsgrundlage ist auch die Tatsache, dass mit dem SharePoint Designer jeder einen sequenziellen Workflow erstellen kann. Vorausgesetzt er hat die benötigten Berechtigungen auf dem SharePoint. Wenn diese Person mit den Vorhandenen Activities nicht in der Lage ist den gewünschten Workflow abzubilden, muss entweder von einem Programmierer ein neues Activity mit der fehlenden Funktion erstellt werden, oder der gesamte Workflow ist für einen sequenziellen Workflow zu komplex. Somit muss er vielleicht als State Machine Workflow erstellt werden. In diesem Fall wird der Workflow von einem Programmierer erstellt.

Wenn man die Möglichkeit hat den Workflow als sequenziellen Workflow abzubilden ist es sicher einfacher dies so zu machen. Setzt aber bei dem Ersteller des Workflows voraus, dass er den abzubildenden Prozess kennt und versteht und somit eine Aussage machen kann ob der den anhand der gegebenen Activities abbilden kann. Somit muss er auch grundlegende Kenntnisse von Programmlogik beherrschen.

Was soll man installieren wenn man SharePoint Workflows haben will? Und welche Möglichkeiten hat man mit welcher Installation?

Die Windows SharePoint Services in der Version 3 liefert die nötige Basis um SharePoint basierende Workflows einzusetzen. Der Office SharePoint Server 2007 hingegen bringt noch einige zusätzliche Workflows mit. Mit dem Formsserver hat man auch die Möglichkeit Infopathformulare direkt im Browser anzuzeigen. Eine Installation des Infopath Clients beim Benutzer ist somit nicht nötig.

Hier ein paar wichtige Punkte für die Entscheidung:

Windows SharePoint Services Version 3
- Einsatz von Workflows, welche mit Dokumenten und Listen arbeiten.
- Erstellen von Workflows, welche nur ASPX Formularen benötigen.

Office SharePoint Server 2007
- Einsatz der mitgelieferten Workflows des Servers. Eine Ausnahme ist der "Issue Tracking" Workflow welcher keine Infopathformulare benötigt und auch bereits mit einer WSS-Installation dabei ist.

Da mag sich einer fragen: mit Word bloggen? Na klar kommt da die umgehende Antwort. Word 2007 wird zum Blog-Erfassungsinstrument schlecht hin, mit dem ich wie gewohnt meine Texte schreiben, auf meinem Desktop speichern und zu guter letzt direkt auf meine Lieblingsblog hochladen kann.

Diesen Artikel habe ich mit Word 2007 erstellt und das sieht dann in Word wie folgt aus:

Word bietet bei der Erstellung eines Blog-Eintrags automatisch zusätzliche spezialisierte Funktionalitäten an. Im Ribbon wird dabei ein neuer Bereich "Blog Post" dargestellt:

Wichtig dabei sind insbesondere die folgenden drei Funktionen:

• Publish: über diesen Button kann der erstellte Blog-Eintrag auf dem entsprechenden Server publiziert werden


• Manage Accounts: hier definieren Sie die Blogs, auf welchen Sie Ihre Blogeinträge publizieren möchten


• Open Existing: damit können Sie einen bereits publizierten Eintrag öffnen und in Word weiter bearbeiten

Konti verwalten:
Bevor Sie einen ersten Eintrag publizieren können, müssen Sie in Word mindestens ein Blog Konto einrichten. Über Manage Accounts -> New Blog Account erhalten Sie den folgende Auswahl (Stand Beta2):

Im folgenden Beispiel konfigurieren wir einen SharePoint-Blog:

Sobald ich den Artikel abgeschlossen habe, betätige ich dann den Button "Publish", um den Blogeintrag auf dem gewünschten Blog zu publizieren. Word übermittelt den Artikel und das wars.

Und das Resultat in im gewählten SharePoint-Blog sieht dann wie folgt aus:

Happy Blogging ;-)

Eine oft nachgefragte Funktionalität rund um SharePoint 2003 betraff die Möglichkeit, einzelne Inhalte (Listen, Dokumente) ebenfalls offline zur Verfügung zu haben. Leider gehörte dies nicht zum Standardumfang von SharePoint 2003.

Die neue Version, SharePoint 2007 / WSS 3.0, bietet diese lang ersehnte Funktionalität an. Als zentrales Instrument kommt dabei Outlook zum Einsatz. Das folgende Beispiel zeigt auf, wie sich dies dem Benutzer offenbart:

In einer Teamsite existiert eine Taskliste, welche Sie gerne offline mitnehmen möchten. Dabei wählen Sie im Menü "Actions" den Eintrag "Connect to Outlook":

Outlook öffnet sich und synchronisiert automatisch mit der SharePoint-Liste die Inhalte. Sie finden schliesslich alle Tasks dieser Liste unter der Ansicht Tasks in Outlook wieder:

Die übertragenen Einträge können Sie nun nach belieben editieren. Die Neuerstellung von zusätzlichen Tasks oder das Löschen von existierenden Tasks ist ebenfalls möglich. Outlook synchronsiert diese Inhalte automatisch, sobald Sie das nächste Mal im Netz verbunden sind.

Was kann damit alles synchronsiert werden?

• alle Listentypen (Tasks, Calendar, Issues, Custom Lists etc.)


• alle Dokumentenbibliotheken (Doc-Libs, Form-Libs, Slide-Libs, Note-Libs etc.)

Welche Einschränkungen sind zu beachten?

• Die Offline Funktionalitäten stehen nur im Zusammenspiel von SharePoint 2007 und Outlook 2007 zur Verfügung. Ältere Outlook-Versionen bieten diese Möglichkeit leider nicht


• Es ist nicht möglich, eine Teamsite als gesamtes Konstrukt zu synchronsieren. Es können nur Listen und Bibliotheken aus diesen Sites heraus synchronsiert werden. Für die Synchronsisation einer gesamten Teamsite steht Microsoft Groove 2007 zur Verfügung