Am Freitag, den 11. Juli 2008 findet in Zürich die namics Fachtagung "Produktivitätspotenziale mit MOSS 2007" statt. Für alle Interessierten hat es noch Plätze frei.

Zielpublikum sind Menschen und Unternehmen, die bereits den ersten Schritt mit MOSS gemacht haben und nun vor der Herausforderung stehen MOSS zielorientiert einzusetzen. Welches sind aber die Einsatzbereiche für messbare Qualitäts- und Effizienzsteigerungen? Anhand von Fallbeispielen zeigen wir Ihnen, wie Sie mit MOSS Abläufe beschleunigen, Kundenanfragen einfacher beantworten und Verkaufsprozesse kostengünstiger steuern können.

Wen es interessiert, ist herzlich eingeladen.
Detailliertes Programm und Anmeldung finden Sie auf unserer Homepage: http://www.namics.com/moss-event

Link zum Flyer

Hatte vor kurzem gerade ein seltsames Problem. Vielleicht erspare ich mit diesem Artikel jemandem die Suche nach der Ursache.
Beim Erstellen einer eigenen Eingabemaske für eine SharePoint Liste wollte das „Custom List Form“ nicht auf der Seite erscheinen. Der Vollständigkeit halber nochmals den Ablauf:

• Die Seite mit dem SharePoint Designer 2007 öffnen
• Zur Liste navigieren, „NewForm.aspx“ öffnen und mittels File > Save As… unter einem neuen Namen speichern
• Löschen des „List Form Web Part“ • Einfügen der neuen Eingabemaske mittels Insert > SharePoint Controls > Custom List Form
• Auf dem erscheinenden Popup die Liste mit den gewünschten Einstellungen selektieren und mit OK bestätigen  Nun erscheint der „Data Form Web Part“ auf der Seite
  (hier passierte bei mir nichts, keine Fehlermeldung und auch kein Control erschien auf der Seite)
• In dieser Ansicht kann die Eingabemaske den eigenen Wünschen angepasst werden.
  (Felder die Ausgefüllt werden müssen nicht entfernen. Sonst kann der Benutzer das Form nicht speichern ;-)
• Speichern

Die Lösung zu dem Problem ist einfach, aber nicht gerade Offensichtlich. Man muss die Seite mit einer URL öffnen welche in der Central Administration als „Alternate Access Mappings“ eingetragen ist. Direkt mit der IP auf den Server funktioniert also ziemlich sicher nicht. Auch der vollständige Pfad zum Rechner geht nur falls er eingetragen ist.

Kürzlich habe ich mir das OBA Reference Toolkit Image heruntergeladen. Ziel ist es mir über die Funktionen und den Nutzen einen Überblick zu gewinnen.
Dabei sind mir einige Add-ins aufgefallen, welche für Word und Outlook 2007 zur Verfügung stehen.

Ich bin mir nicht sicher, ob die schon vorher verfügbar waren, aber sicherlich ein Blick wert, für diejenigen, welche sie nicht kennen.
Darunter ist mir das Business Data Catalog Add-in (Statera.BDCWordAddIn.vsto) aufgefallen, welches erlaubt, Daten über BDC im Word 2007 anzuzeigen und auch zu integrieren.

Dabei wird die jeweilige Liste mit den gewünschten Feldern erstellt. Ausgewählte Felder können direkt als Tabelle im Word integriert werden.

Der Vorteil liegt klar darin, dass die externen Datenquellen, welche auch im SharePoint zur Verfügung stehen, auch im Word "umfassend" aufgerufen werden können.

Microsoft Word stellt mit der Seriendruck-Funktion Möglichkeiten zur Verfügung, Word Dokumente mit externen Datenquellen zu verbinden, um so z.B. personalisierte Geschäftsdokumente zu erstellen.

Da es nicht möglich ist, Daten direkt aus einer SharePoint Liste mit Word zu Verknüpfen, stellt uns Microsoft Access Möglichkeiten zur Verfügung, diese denoch in Word einzubinden.

Eine Schritt für Schritt Anleitung finden Sie hier.

Für grosse Unternehmungen könnte es einen grossen Vorteil bedeuten, wenn man aus Worddokumente Webseiten erstellen könnte. In vielen Fällen nutzen die Autoren Word als das Authoring-System. So können die Dokumente einfach an externe Übersetzungsbüros gesendet oder offline weiter bearbeitet werden. Erst am Schluss wird der Inhalt ins Content Management System kopiert.

MOSS 2007 bietet eine Document Conversion an. Dieser ermöglicht das Erstellen von WebPages aus Word-, Infopath- und XML-Dokumente.
In diesem Beitrag soll aufgezeigt werden, wie und wo die Grundeinstellung für die Document Conversion sind und wie tauglich das Ganze ist.

Als erstes muss in der Central Administration unter
Central Administration > Application Management > Configure Document Conversions
die Document Conversion für die entsprechende Webapplikation aktiviert werden.

Der Loadbalancer muss zwingend eine andere Webapplication sein, sonst erscheint nur eine Fehlermeldung.

Nun steht die Funktion in allen Document Libraries in der Webapplication zur Verfügung.
Die Funktion wird über das Kontextmenu aufgerufen.

Wird die Funktion ausgeführt, merkt man, dass es selten der gewünschte Weg ist Inhalte zu publizieren.
Zwar werden Text mit Textformatierungen zu einer Page konvertiert (Die Page liegt übrigens auf derselben Site in der Pagegallerie)

Es werden aber keine Text unabhänigigen Formatierungen (Backgroundimages) oder auch keine Bilder konvertiert. Auf der Seite findet man zwar den Platzhalter, aber das Bild fehlt.
Grund liegt in der Natur von SharePoint, dass die Bilder als Ressourcen separat gespeichert werden. D.h. der Autor muss so oder so, auf dem SharePoint die Bilder hinterlegen.

Es wäre möglich mit Bilder im Word zu arbeiten. Dafür müssten die Bilder in MOSS vorhanden sein und das Bild als "Link to File" eingefügt werden. Dies ist aber für den Durchschnittsuser kein gangbarer Weg.

Es können auch verschieden PageLayouts verwendet werden, aber man kann nur ein Feld im Page Layout füllen.

Dies wird auf Basis des Content Types definiert.
Unter Site Actions> Site Settings> Modify All Site Settings > Site content types (im Block Galleries) kommt man auf folgende Ansicht:

Jetzt sind die Einstellung für die Document Conversion verfügbar.
Hier kann das zugehörige Page Layout und das Feld definiert werden, in welches die Inhalte eingefügt werden:

An eine geniale Funktion hat Microsoft aber gedacht. Die Verbindung zum Source Document bleibt vorhanden. so kann ich direkt aus der Seite das Source Document öffenen oder automatisch die Page auf Basis des Source Document updaten.

So ist es möglich, dass Autoren nur jeweils das Word bearbeitet wird und man auf der Page ein Update durchführen kann.

Fazit
Die Idee ist grundsätzlich zu begrüssen, leider steckt dies noch in den Kinderschuhen. Bilder werden nicht übernommen und auch Spalten werden nicht aufgelistet. Für Einspaltige und nur Textseiten kann es aber genutzt werden. Die Frage ist nur, ob es sich für den Autor nicht einfacher gestaltet über den Browser die Inhalte einzupflegen.
Das grösste Manquo aber weist die Document Conversion in der Kontrollierbarkeit aus. Ich habe keinen Mechanismus gefunden, wie Formatierungsrichtlinien (CD/CI-Vorgaben) eingehalten werden können. Über das Word könnten so beliebige Formatierungen auf die Seite geladen werden.

Mit Office 2007 führt Microsoft eine komplett überarbeitete Benutzeroberfläche ein. Das sogenannte Ribbon ersetzt die bekannte Menüstruktur und die liebgewordene Toolbar. Das Ganze wird damit grundsätzlich intuitiver, da ich mich als Anwender immer aus der Optik "was will ich denn erstellen?" auf die Funktionen zugreifen kann.

Dennoch: die Menüs aus dem alten Office kenne ich, die Icons der Toolbar ebenfalls. So ging es mir schon, dass ich eine bestimmte Funktion suchte und suchte und suchte....

Microsoft hat dem nun Abhilfe geschaffen und eine Art interaktive Hilfe auf dem Web zur Verfügung gestellt, die mir zeigt, wo ich die Funktionen aus Word/Excel/PowerPoint 2003 in der neuen Version finde.

Versucht es selbst:
- Word
- Excel
- PowerPoint